Ostwind optimise la gestion de ses projets avec Microsoft Project Online
Créé en 1994, le groupe allemand Ostwind est progressivement devenu l’un des plus importants développeurs de parcs éoliens en Europe. Il assure le développement de projets éoliens, de la recherche du site d’implantation au permis de construire, et réalise l’exploitation technique des parcs grâce à une équipe de techniciens et d’ingénieurs spécialisés qui surveillent le fonctionnement des éoliennes en temps réel.
La filiale française gère actuellement une vingtaine de projets orchestrés par ses cinq antennes à Lyon, Toulouse, Amiens, Tours et Fruges ainsi que par son siège à Strasbourg. « Etudes, instructions, recours… il faut compter en moyenne huit ans pour un projet éolien, explique Didier Schlienger, Directeur du développement chez Ostwind France. Nous travaillons sur des cycles très longs et nous avons besoin de planification pour gérer les différentes phases. Parallèlement, la concurrence se durcit et la réglementation se complexifie. Economiser un mois ou deux sur un projet par une bonne collaboration et synchronisation de planning entre les services permet de gagner autant de trésorerie et donc de financer plus de projets ».
Auparavant, la société réalisait sa planification par échanges de courriers électroniques et lors de réunions, synonymes de déplacements entre les antennes. « En soi, cette organisation était déjà problématique, poursuit Didier Schlienger. Elle ne nous permettait pas d’avoir les idées claires : trop de documents à consulter et à manipuler pour avoir une vision globale, pas d’information centralisée… Nous avons donc cherché une solution capable de nous offrir la visibilité qui nous faisait défaut ».
Ostwind souhaitait optimiser la gestion du cycle de vie de ses projets et développer la collaboration entre ses différents services, du développement à la construction. La société voulait également mettre en place une solution centralisée, facilement accessible par ses antennes.
Après étude du marché, Ostwind choisit Microsoft Project Online, solution en ligne destinée à la gestion du portefeuille de projets et à la réalisation des tâches quotidiennes. « Nous cherchions un outil qui s’adapte à nos besoins, précise Didier Schlienger. Nous voulions avoir un état d’avancement de tous les projets dans un seul écran. Cette vision synthétique est essentielle car c’est elle qui nous permet d’anticiper, de prendre les bonnes décisions pour coordonner les travaux et donc de réaliser les économies d’échelle qui au final feront la différence ».
Partant de ce principe, la société a rapidement éliminé les solutions orientées charge de travail, trop complexes à utiliser : l’outil devait être un atout dans l’optimisation de la planification, et non un frein impliquant des saisies et autres opérations fastidieuses. « Microsoft Project Online est une solution très riche mais néanmoins capable de s’adapter à des besoins aussi élémentaires que les nôtres », justifie Didier Schlienger. Enfin, solution dans le Cloud, Microsoft Project Online favorisait également une mise en oeuvre rapide et le partage d’informations centralisées entre les cinq antennes et le siège de la société.
Après une période de tests réalisée fin 2013, la solution est déployée en janvier 2014 en trois jours seulement par e-Labor Conseil, prestataire qui a accompagné la société tout au long du projet. Contrainte par le faible débit réseau dans certaines de ses antennes, Ostwind a opté pour certains postes pour Microsoft Project Professional en version Office 365 : les collaborateurs peuvent ainsi travailler en local sur leur client riche, les informations étant régulièrement synchronisées par paquets avec le serveur centralisé. « Il aurait fallu plus d’un mois pour déployer une solution équivalente en interne et des moyens bien plus importants, précise
Didier Maignan, Consultant d’e-Labor Conseil sur le projet. Microsoft Project Online est une solution souple, parfaitement adaptée aux PME en termes de coût et de rapidité de mise en oeuvre, une PME pouvant plus difficilement se permettre de perdre un mois avant d’être opérationnelle ».
Aujourd’hui, la société travaille à partir de diagrammes de Gantt qui affichent les tâches des 20 projets en cours sur le côté gauche de la vue et la durée de chacune sur le côté droit. Elle dispose ainsi d’un suivi poussé dans le temps des tâches réalisées, restant à faire, etc., lui permettant de mieux anticiper et gérer ses ressources. Cette vision globale lui a par exemple permis de réaliser qu’elle avait de nombreux relevés à faire faire par des géomètres. Plutôt que de gérer cette tâche au cas par cas, la société a fait appel à un avionneur pour prendre en charge la totalité des mesures. « C’était plus rapide et plus rentable, explique Didier Schlienger. Cet exemple est très significatif du fait que Microsoft Project Online nous permet de mieux organiser notre charge de travail. Plus efficaces dans la gestion de nos ressources et du temps, nous travaillons également dans un cadre plus serein, la visibilité nous permettant de mieux gérer les priorités ».
Enfin, Didier Schlienger n’a aucun doute sur le ROI de son projet : « nous utilisons à peine 10% du potentiel de Microsoft Project Online et pourtant ça reste rentable pour la simple raison que quand on est clair dans sa tête, le travail avance mieux. Moins stressés par des situations d’urgence, qu’aujourd’hui nous savons anticiper, les collaborateurs ont aussi gagné en bien-être ».
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